Chuyển văn phòng

Lập sơ đồ chuyển theo phòng ban thay vì gom tất cả thành một khối

Nên chia tài sản theo bộ phận: hành chính, kế toán, kinh doanh, kho hồ sơ, IT, phòng họp và khu vực chung. Mỗi thùng hoặc cụm thiết bị nên có mã phòng ban và vị trí tại văn phòng mới. Khi dỡ, xe có thể đưa đúng nhóm tới đúng tầng hoặc đúng khu vực thay vì dồn tất cả vào một điểm.

Các tài sản dùng ngay trong ngày làm việc đầu tiên như máy chủ, thiết bị mạng, máy chấm công, máy in chính hoặc hồ sơ đang xử lý nên được đánh dấu ưu tiên và có người phụ trách riêng.

Thiết bị IT cần quy trình riêng

Máy tính, màn hình, máy chủ, thiết bị mạng và ổ lưu trữ không nên trộn lẫn với đồ văn phòng thông thường. Trước khi tháo dây, nên chụp lại sơ đồ kết nối hoặc dán nhãn từng đầu dây. Thiết bị chứa dữ liệu quan trọng cần được bàn giao cho người phụ trách của doanh nghiệp.

Nếu có tủ rack, UPS hoặc thiết bị nặng, cần thông báo trọng lượng và kích thước để tính nhân lực và thiết bị hỗ trợ. Đây là nhóm hàng không nên xử lý theo cách “đến rồi tính”.

Quy định tòa nhà có thể quyết định toàn bộ lịch chuyển

Nhiều tòa nhà chỉ cho chuyển tài sản ngoài giờ hành chính, yêu cầu đăng ký thang hàng, danh sách nhân sự hoặc biển số xe trước khi vào. Cả tòa nhà cũ và tòa nhà mới đều cần được kiểm tra. Nếu một đầu chưa phê duyệt, xe và nhân công có thể phải chờ dù kế hoạch vận chuyển đã sẵn sàng.

Doanh nghiệp nên chỉ định một người làm đầu mối với ban quản lý tòa nhà và một người điều phối đội chuyển. Hai vai trò này giúp xử lý nhanh khi có thay đổi về thang máy, chỗ đỗ xe hoặc thời gian bàn giao mặt bằng.

Chuyển một lần hay chia theo giai đoạn?

Văn phòng nhỏ có thể chuyển trong một đợt nếu tài sản không nhiều. Với văn phòng đang hoạt động liên tục, chia theo giai đoạn thường dễ kiểm soát hơn: chuyển vật ít dùng trước, chuyển khu vực làm việc chính sau, cuối cùng là thiết bị cần duy trì tới sát thời điểm đóng văn phòng cũ.

Phương án theo giai đoạn cũng giúp văn phòng mới có thời gian bố trí bàn ghế, điện, mạng và vị trí thiết bị trước khi toàn bộ nhân sự quay lại làm việc.

Checklist doanh nghiệp nên chuẩn bị

• Danh sách tài sản theo phòng ban và người phụ trách.
• Sơ đồ vị trí tại văn phòng mới để dỡ đúng khu vực.
• Lịch đăng ký thang hàng, bãi xe và thời gian chuyển ở cả hai tòa nhà.
• Danh sách thiết bị IT, thiết bị nặng và tài sản cần bàn giao riêng.
• Phương án tháo lắp bàn, tủ, vách hoặc hệ thống cần kỹ thuật.
• Mốc thời gian văn phòng cần hoạt động trở lại.

Kế hoạch bàn giao mặt bằng và khôi phục thiết bị sau chuyển

Ngoài lịch bốc xếp, doanh nghiệp nên xác định người nghiệm thu tài sản, người phụ trách khóa cửa, điện mạng và danh sách thiết bị cần hoạt động trước trong ngày khai trương lại. Các thiết bị lưu dữ liệu nên được bộ phận IT sao lưu và đánh dấu kết nối trước khi tháo.

Danh sách hạng mục bàn giao cần phân biệt phần chỉ vận chuyển với phần cần kỹ thuật viên lắp đặt. Lịch vào tòa nhà, thang hàng, bảo vệ và quy định vận chuyển ngoài giờ nên được xác nhận bằng văn bản hoặc tin nhắn.